7 tips för att få betalt snabbare

1. Sätt rutiner och riktlinjer

Dina rutiner behöver inte bestå av omfattande dokument. För många små och medelstora företag räcker det med enkla riktlinjer som hjälper dig att fatta rätt beslut i vardagen. Om du vill börja arbeta mer proaktivt rekommenderar vi att du tar fram en kreditpolicy och en kravrutin.

En kravrutin innebär att du i förväg bestämmer

• vad som händer när fakturan skickas

• vad som händer på förfallodagen

• vad som händer dagen, veckan och veckorna efter om betalning saknas.

Din kreditpolicy bör redogöra för

• vilken information du alltid tar in om nya kunder

• hur du bedömer en kunds kreditvärdighet

• vilka betalvillkor du erbjuder

• hur dina rutiner ser ut vid fakturering

• hur du hanterar eventuella påminnelser och kravhantering vid sena betalningar.

Med tydliga riktlinjer så slipper du uppfinna hjulet på nytt varje gång. Dessutom kan det underlätta kommunikationen med din kund, då du redan vid start kan informera om vad som gäller.

2. Minska risken – kreditbevaka dina kunder

Sena betalningar kan bero på att betalaren har likviditetsbrist och helt enkelt har svårt att betala fakturan just nu. Ofta går de här situationerna att lösa, men för att minska risken är det bra att arbeta proaktivt.

Genom att göra kreditupplysningar på både nya och befintliga kunder skapar du bättre förutsättningar för att kunna göra medvetna val. Du kan till exempel upptäcka förändringar i dina kunders ekonomi eller se varningssignaler i en ny potentiell affär.

På så sätt får du bättre koll på när det kan vara läge att tacka nej till ett arbete eller anpassa betalvillkoren efter risk.

3. Var tydlig för att undvika missförstånd

Meningsskiljaktigheter och oklarheter kring vad en faktura avser är vanliga orsaker till att betalningar drar ut på tiden. För att undvika det är det viktigt att göra följande:

• Kom överens i förväg om vad arbetet omfattar samt hur och när det ska faktureras.

• Specificera fakturaposterna tydligt och se till att all nödvändig information finns med, till exempel fakturamottagare, ordernummer och referensperson.

• Få skriftlig bekräftelse på eventuella tilläggstjänster eller produkter som tillkommer efter offerten har godkänts.

Ofta är det små administrativa fel som skapar onödigt långa förseningar. Exempel på vanliga missar:

• Fel bolagsnamn eller organisationsnummer.

• Fel referensperson, projektnummer eller ordernummer.

• Faktura skickad till fel e-postadress eller portal.

När allt är rätt från början och både du och kunden vet vad som ska göras, hur det ska debiteras och när fakturan kommer – så minskar du risken för sena invändningar som skapar fördröjningar.

Läs mer: Vad ska en faktura innehålla?

4. Fakturera direkt (och digitalt)

En av de enklaste åtgärderna för att få betalt snabbare är genom att själv vara snabb med faktureringen. Skicka därför fakturan direkt när arbetet är utfört. Du kan också minska risken för att fakturan hamnar fel eller tar onödigt lång tid att komma fram genom att skippa pappersfakturan och fakturera digitalt i stället.

5. Ta kontakt med din kund direkt vid en försenad betalning

När en betalning är sen är det bra att agera snabbt. Ta kontakt med din kund och visa att du har uppmärksammat att betalningen inte mottagits och ta reda på bakgrunden. Genom att ta kontakt visar du att du är uppmärksam, engagerad och villig att hitta en lösning tillsammans med kunden. Ofta finns det en rimlig förklaring till förseningen och i många situationer går det att komma fram till en bra lösning utan att behöva vidta åtgärder.

Om betalningen fortfarande uteblir efter att du har kommunicerat med din kund är det viktigt att du så snabbt som möjligt skickar en påminnelse, för att minska risken att betalningen dröjer längre än nödvändigt.

Läs mer: Vad gör man om kunden inte betalar fakturan?

6. Uppdatera dina betalvillkor

Om du vill få betalt snabbare kan du också välja att se över dina betalvillkor. För att inte behöva vänta lika länge på att pengarna hamnar på kontot kan du göra följande åtgärder:

• Sätta en kortare betaltid.

• Be om förskottsutbetalning.

• Fakturera löpande.

7. Sälj fakturor och få betalt direkt

Om du inte vill eller kan ändra dina betalvillkor kan du i stället välja att sälja enstaka eller alla dina fakturor till ett factoringbolag med fakturaköp.

I praktiken händer tre saker när du säljer en faktura:

1. Du får betalt för fakturan direkt i stället för att vänta till förfallodagen.
2. Factoringbolaget tar över hanteringen av betalningen, inklusive påminnelser och uppföljning enligt överenskomna rutiner.
3. Din kund betalar factoringbolaget på förfallodagen.

Hör av dig till oss på Factoringgruppen

Vi finns här för att möjliggöra fler goda affärer för ditt företag och hjälper dig gärna hitta ett upplägg som passar just dig. Hör av dig till oss om du vill

• frigöra kapital från utvalda eller alla dina utgående fakturor

• skapa en mer stabil likviditet

• minska den interna administrationen kring sena betalningar

• att dina arbetsdagar ska handla om nya affärer, inte kassaflödesproblematik

• behålla en professionell och respektfull hantering av dina kundrelationer.