Betalningsvillkor och sena fakturor – vad gäller?

Hur fungerar kredittid och betalning i praktiken?

Huvudregeln säger att säljaren och köparens prestation ska utväxlas samtidigt. Köparen ska betala vad som är ”skäligt med hänsyn till varans beskaffenhet, gängse pris vid tidpunkten för köpet och omständigheterna i övrigt”.

När det kommer till kredittid i fakturan så är både 30, 45 och 90 dagars kredit vanligt förekommande, gäller det mot konsument så är det inte ovanligt med 10 dagar, men inget kravs finns. Betalning skall ske när säljaren kräver det förutsatt att varan är levererad och tjänsterna är utförda.

Pris och betalning – mot konsument

Om ungefärlig prisuppgift har lämnats får priset som huvudregel överskridas med max 15% när det gäller utförda tjänster.

I vissa fall tillkommer tilläggsarbeten, dessa bör avtalas särskilt, men får utföras utan godkännande om det innebär ett obetydligt pristillägg eller om det finns särskilda skäl att anta att konsumenten vill få utfört sådant tilläggsarbete.

En konsument har rätt att kräva en specificerad faktura som gör det möjligt att bedöma arbetets art och omfattning. Om konsument begär detta är denne inte skyldig att betala förrän underlag mottagits.

I de fall konsument avbeställer pågående arbete är denne skyldig att betala endast för utfört arbete med tillägg för det som eventuellt måste färdigställas.

Checklist: detta ska stå med i fakturan

Utöver att ha koll på vad som gäller beträffande pris och betalning så är det även viktigt med vilka villkor som står med i fakturan. Både för att följa lagstiftningen men även för att göra det så tydligt och förståeligt som möjligt för din kund och dig.

Läs mer: Vad ska en faktura innehålla?

Här är några punkter att särskilt tänka på när det gäller betalningsvillkor:

• Fakturamottagare, namn, adress och organisationsnummer.

• Köparens ordernummer/beställningsnummer/referensnummer/fastighetsbeteckning och referenspersoner.

• Var noga med MOMS och ROT/RUT i de fall det gäller.

• Specificera fakturaposterna tydligt.

• Ange förfallodag. Du som säljare bestämmer vilken kredittid (10,20, 30 dagar) som gäller om du inte har utlovat annat.

• I de fall fakturan inte betalas på avtalad tid har du rätt till dröjsmålsränta om 8% enligt lag såvida inte annat har avtalats. Det finns dock inga hinder mot att högre ränta avtalas och debiteras i fakturan.

• Fakturan är en begäran om betalning enligt vad som är avtalat men är inte ett avtal i sig.

Faktura obetald? Så här agerar du steg för steg

Trots att man agerat utefter dessa punkter så händer det ibland att man inte får betalt i tid för sin kundfaktura. Att inte få betalt i tid för en faktura är tyvärr något som de flesta som driver företag någon gång råkar ut för. Hur går man tillväga då?

En bra utgångspunkt är att börja med att diskutera igenom hur man skall hantera förfallna fakturor i företaget och ha ett genomtänkt tillvägagångssätt. Var konsekvent och rättvis, besluta ett sätt och utgå från det som huvudregel. Det underlättar också att ha detta på plats, man kan då från början informera kunder om hur man agerar i de fall då betalning uteblir.

Börja med att visa kunden att du har uppmärksammat den uteblivna betalningen. Ta kontakt med kunden, för en dialog och stäm av, så att du får en bakgrund till varför betalningen uteblivit och kan agera utifrån det i processen som följer. Begär även tydliga besked gällande betalning, datum och belopp när ni pratar.

När den överenskomna kredittiden har passerat och du inte fått in betalningen kan du välja att antingen gå vidare med att först skicka en påminnelse till kunden och uppmana till omgående betalning eller direkt vidta inkassoåtgärder, på egen hand eller via ett inkassoombud.

Läs mer: Vad gör man om kunden inte betalar fakturan?

Så fungerar inkassokrav

Inkassoåtgärder inleds med ett skriftligt inkassokrav till kunden. På kravet ska finnas information om skulden samt att fakturan kan komma att lämnas till kronofogden om inte betalning sker inom ramen för tidsfristen, vanligtvis åtta dagar. Det är noga, till och med lagstadgat, hur ett korrekt inkassokrav ska se ut och det kan vara lämpligt att anlita ett inkassoombud om man känner sig osäker. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du vill veta mer om våra inkassotjänster.