Vad ska en faktura innehålla?

Här nedan gör vi en sammanställning av:

• Vad dina fakturor MÅSTE innehålla. Det vill säga vad fakturan måste innehålla för att följa lagstiftningen. Vilket format fakturan ska ha och vad den bör innehålla styrs av bokföringslagen och mervärdesskattelagen.
• Vad dina fakturor BÖR innehålla, alltså vilken information de bör innehålla för att vara tydliga och förståeliga både för din kund och för din egen bokföring.

Vad är en faktura?

Fakturan är det dokument du skickar för att få betalt för de varor eller tjänster din verksamhet har utfört. En faktura kan vara i både pappersformat eller digitalt format. Fakturorna är verifikationer som ligger till grund för din och din kunds redovisning så det gäller att de är tydliga och att de är utställda i kronologisk ordning.

Detta ska en faktura innehålla

• Fakturamärkning: Det ska tydligt framgå att det är en faktura. En faktura kan bland annat vara en kundfaktura, kreditfaktura eller en delfaktura.
• Fakturanummer: Varje faktura måste ha ett unikt löpnummer. Tänk på att fakturanumret inte får vara ett datum.
• Fakturadatum: Datumet då fakturan är utställd ska vara väl synligt.
• Fakturaadress: Det ska tydligt framgå vem fakturan är utställd till samt fakturamottagarens adress. Här ska alltså både köparens företagsnamn och adress framgå.
• Kunduppgifter: Det är inget lagkrav, men du bör också inkludera referensperson både hos dig och din kund. I vissa fall ska du inkludera köparens momsregistreringsnummer. Detta gäller endast om köparen är skattskyldig (vid omvänd skattskyldighet) och finns i ett annat land inom EU:s momsområde samt har åberopat sitt momsregistreringsnummer för att få din leverans utan moms (PS Det är helt okej att läsa den sista meningen igen. Och igen DS).
• Information om affärshändelsen: Under denna punkt ska det framgå när affärshändelsen har inträffat, det vill säga datum då leverans eller tillhandahållande skett. Här brukar man också informera om betalningsvillkor, leveransvillkor samt de villkor som gäller för eventuell dröjsmålsränta.
• Specifikation: I specifikationen ska du ange vad fakturan avser, se punkterna 8, 9 och 10 nedan.
• Transaktionens art och omfattning: Här anger man varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art.
• Pris, före moms: Detta är beskattningsunderlaget. Om fakturan avser varor eller tjänster med olika momssatser måste beskattningsunderlaget för varje momssats framgå.
• Fakturabelopp / att betala: I denna punkt ska fakturans totalbelopp framgå, det vill säga hur mycket köparen skall betala inklusive moms.
• Momssatser och moms att betala: På fakturan ska det också tydligt framgå vilken, eller vilka, momssatser som gäller för de varor eller tjänster som har levererats. Förutom momssatsen i procent ska också momsbeloppet, i kronor och ören, finnas med på fakturan.
• Säljarens namn och adress: Som säljare, måste ditt namn och adress finnas med på fakturan. I aktiebolag är det obligatoriskt att ha med uppgift om i vilken kommun bolaget har sitt säte samt bolagets organisationsnummer och namn.
• Säljarens momsregistreringsnummer: Detta är en viktig punkt. Som säljare måste du alltid ange ditt svenska momsregistreringsnummer. Klicka här för att se hur ett svenskt momsregistreringsnummer ser ut (Wikipedia) och klicka här för att se hur momsregistreringsnummer ser ut inom EU (Skatteverket).

Utöver ovanstående, BÖR dessa uppgifter också vara med på fakturan:

• Fakturamottagarens organisationsnummer
• Företagets plus- och bankgironummer
• Om du som säljare har godkännande för F-skatt
• Vilken typ av faktura det handlar om (det kan till exempel vara en delfaktura eller kreditfaktura)
• Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter

Vill du förenkla hanteringen av företagets fakturor?

Spenderar du för mycket tid med att skicka ut och administrera företagets fakturor? Då kan factoring vara en smart och kostnadseffektiv lösning. Då slipper du all fakturaadministration, inklusive påminnelser och utskick. Om du inte vet hur det fungerar kan du läsa mer om det i vår Factoringskola, där du lär dig allt om factoring och att sälja fakturor. Om du vill få en offert från oss på att sälja fakturor klicka här för att komma i kontakt med oss.

Om du vill läsa mer om Skatteverkets faktureringsregler, kan du klicka här.