Vad är fakturaservice?

Hur fungerar fakturaservice?

Det finns en mängd olika alternativ och leverantörer av fakturaservice att välja mellan. Varje företag har sina egna erbjudanden och fördelar, så det är viktigt att fundera kring vad du har för behov och välja den tjänsten som bäst passar dina krav.

Fakturaservice hos factoringgruppen fungerar så här:

Du jobbar, vi fakturerar

Efter du utfört ditt jobb skickar du den färdiga fakturan som du skapat upp och andra nödvändiga dokument samt bilagor till oss. När vi tagit emot underlaget skickar vi ut fakturan till din kund. Du väljer själv om fakturan ska skickas ut digitalt eller via post, något vi ofta bestämmer redan i uppstartsprocessen.

Utskick av fakturan

Fakturorna skickas ut med ditt företag som avsändare och fakturans utseende är detsamma förutom en liten överlåtelselapp som informerar om att fakturan hanteras och betalas till factoringgruppen i stället för till dig. Vi bevakar fakturan och när betalning kommer in till oss skickar vi direkt över pengarna till dig.

Påminnelse- och inkassohantering

Vi sköter all hantering, kontroll och bevakning av inbetalning från dina kunder. Vi skickar en påminnelse 5 dagar efter en faktura förfallit. Om din kund, trots påminnelse, fortsatt inte betalt fakturan skickar vi ett inkassokrav. Det görs i regel med oss som avsändare då det oftast ger större lyckandegrad. Om betalningen fortfarande dröjer, beslutar vi tillsammans hur ärendet ska drivas vidare.

Möjlighet till snabb finansiering

Genom att använda vår fakturservice kan du även dra nytta av att återfinansiera dina fakturor. Det innebär att du kan sälja dina befintliga fakturor hos oss och få pengarna utbetalda samma dag. På så sätt slipper du vänta på hela kredittiden för fakturan och att dina kunder betalar fakturan, i stället får du pengarna direkt.

När fakturan är betald kan du välja att få bokföringsunderlag från oss, det gör det enkelt för dig att registrera den i din bokföring.

Mottagaren av fakturan har även tillgång till vår smidiga mottagarportal, Min Faktura, där de enkelt kan hämta fakturakopior och annan information.

Hur går fakturering till?

En faktura är ett dokument som visar säljarens krav på betalning för varor eller tjänster.

Den innehåller information om sådant som betalnings- och leveransvillkor och ska upprättas vid affärer mellan olika parter, oavsett om det är företag som handlar med varandra eller företag som säljer till privatpersoner.

En faktura ska vara tydlig och lättförståelig för mottagaren för att underlätta betalningsprocessen. Den kan också se ut på lite olika sätt, beroende på branschens standarder, dina preferenser. Men det finns vissa uppgifter som måste finnas med på en faktura för att den ska vara korrekt och fullständig:

• Det datum då fakturan är utställd
• Fakturanummer
• Säljarens och köparens adress
• Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
• Transaktionens art och omfattning
• Datum då leverans eller tillhandahållande utfördes
• En tydlig specifikation på vad fakturan omfattar
• Pris
• Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag
• Tillämpad momssats
• Momsbelopp som ska betalas

För aktiebolag är även nedan uppgifter obligatoriska:

• Kommunen där bolaget har sitt säte
• Bolagets organisationsnummer
• Bolagets namn

Dessa bör också inkluderas i fakturan:

• Bankuppgifter för inbetalning
• Betalningsvillkor samt villkor om dröjsmålsränta
• Leveransvillkor
• Förfallodatum
• Användarens och mottagarens referenser
• Uppgift om säljaren har godkännande för F-skatt
• Vilken typ av faktura det är frågan om, exempelvis kreditfaktura eller delfaktura
• Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter

När fakturan är skapad och alla nödvändiga uppgifter är inkluderade är det dags att skicka den till kunden, om du inte använder en fakturaserviceleverantör. Idag är det vanligast att skicka fakturor elektroniskt, vilket sparar tid och minskar administrativt arbete. Efteråt är det viktigt att följa upp betalningen och skicka en påminnelse vid försenad betalning. Om betalning inte mottas, överväg olika åtgärder för att säkerställa att du får dina pengar, även om det är ovanligt.

Läs mer här: Vad gör man om kunden inte betalar fakturan 

När betalningen har mottagits är det viktigt att bokföra den korrekt och arkivera fakturan för framtida referens.